Trì hoãn công việc là thói quen phổ biến khiến bạn mất đi cơ hội, giảm năng suất và gây căng thẳng kéo dài. Vậy làm thế nào để tránh trì hoãn công việc? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các phương pháp giúp bạn tập trung hơn và làm chủ thời gian hiệu quả.
Làm thế nào để tránh trì hoãn công việc?
Trì hoãn là một thói quen phổ biến nhưng lại vô cùng tai hại nếu để kéo dài. Nó không chỉ khiến bạn mất thời gian, mà còn làm giảm hiệu quả công việc, tạo cảm giác tội lỗi, căng thẳng và mất động lực. Vậy làm thế nào để tránh trì hoãn công việc? Dưới đây là những cách thực tế và hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay hôm nay:
Nhận diện rõ ràng rằng bạn đang trì hoãn
Bước đầu tiên để giải quyết bất kỳ vấn đề nào là nhận thức được nó đang tồn tại. Trì hoãn không đơn giản là trì hoãn một nhiệm vụ vì lý do hợp lý, mà là cố tình không làm việc dù bạn hoàn toàn có thể làm ngay. Nhiều người thường lẫn lộn giữa việc trì hoãn và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên. Vì vậy, bạn cần trung thực với chính mình và thẳng thắn nhìn nhận: "Mình đang trì hoãn vì lý do gì?"
Chia nhỏ công việc thành từng phần nhỏ dễ xử lý
Đối mặt với một công việc lớn và phức tạp có thể khiến bạn cảm thấy ngán ngẩm, mất động lực để bắt đầu. Đó là lúc chiến lược “chia nhỏ” phát huy hiệu quả. Hãy biến một nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ, rõ ràng và dễ hoàn thành.
Ví dụ: Thay vì viết một báo cáo dài 10 trang trong một buổi, hãy chia thành từng phần như: lên dàn ý, viết phần mở đầu, thu thập dữ liệu, hoàn thiện từng mục… Khi bạn hoàn thành được từng phần nhỏ, cảm giác thành tựu sẽ giúp bạn có động lực tiếp tục.
Đặt deadline cụ thể cho từng phần việc
Thiếu thời hạn rõ ràng là một nguyên nhân lớn khiến chúng ta trì hoãn. Khi không có deadline cụ thể, tâm lý “để mai làm cũng được” rất dễ xuất hiện. Vì thế, hãy tự đặt ra thời hạn thực tế cho từng phần việc, ghi rõ vào lịch hoặc ứng dụng quản lý công việc như Google Calendar, Notion, hoặc Trello.
Ngoài ra, hãy cam kết với chính mình (hoặc nhờ người khác nhắc nhở) để đảm bảo bạn tuân thủ đúng tiến độ đã đề ra.
Tạo môi trường làm việc tối ưu, tránh phân tâm
Yếu tố gây xao nhãng là “kẻ thù” của sự tập trung. Mỗi lần bạn bị phân tâm bởi điện thoại, mạng xã hội, tiếng ồn… là một lần trì hoãn tăng thêm. Vì thế, hãy loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa những thứ khiến bạn mất tập trung:
- Tắt thông báo từ mạng xã hội và email
- Dọn dẹp bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ
- Sử dụng tai nghe chống ồn hoặc nghe nhạc không lời nếu cần tập trung
- Đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc để xa khỏi tầm tay
Áp dụng kỹ thuật Pomodoro để quản lý thời gian
Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả: Làm việc 25 phút – nghỉ 5 phút, sau 4 phiên làm việc thì nghỉ dài hơn (khoảng 15-30 phút). Phương pháp này giúp bạn tránh cảm giác bị “quá tải”, đồng thời tạo nhịp điệu làm việc đều đặn.
Khi bạn biết rằng chỉ cần tập trung trong 25 phút, cảm giác bắt đầu sẽ dễ chịu hơn nhiều, từ đó giảm cảm giác trì hoãn.
Ghi lại tiến độ và thành tựu mỗi ngày
Ghi chú lại những gì bạn đã hoàn thành không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, mà còn là nguồn động lực tích cực. Mỗi lần bạn đánh dấu xong một việc trong to-do list, não bộ sẽ tiết ra dopamine – loại hormone tạo cảm giác hài lòng và thành công.
Bạn có thể dùng sổ tay, ứng dụng ghi chú hoặc bất kỳ công cụ nào phù hợp với bạn để ghi lại hành trình làm việc của mình.
Đặt phần thưởng nhỏ cho bản thân
Ai cũng thích được khen thưởng – và bạn hoàn toàn có thể tự tạo động lực cho chính mình bằng những phần thưởng nhỏ sau mỗi lần hoàn thành công việc đúng kế hoạch. Đó có thể là một ly cà phê, một bộ phim yêu thích, vài phút thư giãn, hoặc một món ăn ngon…
Điều này giúp não bộ liên kết việc hoàn thành công việc với cảm giác tích cực, từ đó hình thành thói quen làm việc đều đặn hơn.
Tìm người đồng hành hoặc người “giám sát”
Nếu bạn thường xuyên trì hoãn và cảm thấy khó tự kiểm soát, hãy tìm một người bạn hoặc đồng nghiệp cùng làm việc hoặc giám sát tiến độ của bạn. Việc phải báo cáo kết quả hoặc cùng tiến hành công việc với người khác sẽ giúp bạn có thêm trách nhiệm và động lực để không chần chừ.
Bạn cũng có thể tham gia các nhóm học tập, nhóm làm việc chung để cùng nhau hoàn thành mục tiêu.
Nguyên nhân khiến bạn trì hoãn công việc
Để giải quyết vấn đề tận gốc, bạn cần hiểu rõ vì sao mình lại trì hoãn. Một trong những nguyên nhân phổ biến là sợ thất bại. Khi cảm thấy không đủ khả năng hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có xu hướng tránh né nó để không phải đối mặt với khả năng thất bại. Điều này tạo ra một vòng luẩn quẩn khiến bạn càng chần chừ hơn.
Sự cầu toàn cũng là một nguyên nhân khác. Những người cầu toàn thường đặt ra tiêu chuẩn quá cao và cảm thấy không bao giờ đủ tốt để bắt đầu. Họ chờ đợi một “thời điểm hoàn hảo” hoặc điều kiện lý tưởng, nhưng điều đó thường không bao giờ đến.
Ngoài ra, thiếu động lực và cảm giác mơ hồ về mục tiêu cũng khiến bạn khó bắt đầu công việc. Nếu bạn không thấy được ý nghĩa hay giá trị của việc mình đang làm, bạn sẽ dễ dàng tìm lý do để trì hoãn.
>>> Đọc thêm: Làm thế nào để lập danh sách việc cần làm hiệu quả?
Tác hại của việc trì hoãn đối với năng suất làm việc
Trì hoãn là một thói quen tưởng chừng vô hại, nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất và chất lượng công việc về lâu dài. Dưới đây là những tác hại rõ rệt mà bạn có thể gặp phải nếu không kiểm soát được thói quen trì hoãn:
Làm giảm hiệu quả và hiệu suất công việc
Khi bạn trì hoãn, thời gian bị kéo dài một cách không cần thiết, khiến khối lượng công việc dồn lại vào phút cuối. Việc này không chỉ làm bạn làm việc trong trạng thái vội vàng, căng thẳng, mà còn khiến chất lượng công việc giảm sút rõ rệt. Những chi tiết quan trọng có thể bị bỏ sót, các ý tưởng sáng tạo cũng khó có cơ hội phát triển khi bạn luôn làm việc trong tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.
Gây căng thẳng, lo âu và mất tự tin
Một trong những hệ quả tâm lý dễ thấy nhất của trì hoãn là sự lo lắng, cảm giác tội lỗi và áp lực tích tụ theo thời gian. Càng trì hoãn, bạn càng cảm thấy nặng nề với danh sách việc chưa làm. Điều này tạo ra một vòng luẩn quẩn: trì hoãn → căng thẳng → mất động lực → tiếp tục trì hoãn.
Về lâu dài, cảm giác “luôn không làm kịp việc” có thể khiến bạn mất tự tin vào khả năng quản lý thời gian và công việc của bản thân, từ đó ảnh hưởng đến thái độ làm việc hàng ngày.
Ảnh hưởng đến cơ hội thăng tiến và sự chuyên nghiệp
Trong môi trường công sở, sự đúng hạn và tinh thần trách nhiệm là tiêu chí quan trọng để đánh giá tính chuyên nghiệp của một cá nhân. Nếu bạn thường xuyên trì hoãn, không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc cá nhân mà còn gây liên lụy đến đồng đội và dự án chung.
Lâu dần, bạn sẽ bị đánh giá là thiếu uy tín, không đáng tin cậy — điều này làm giảm cơ hội được giao việc lớn hơn hoặc được đề bạt lên vị trí cao hơn. Dù bạn có năng lực, thì sự trì trệ trong hành động cũng khiến người khác khó đặt niềm tin vào bạn.
Lợi ích lâu dài khi tránh trì hoãn công việc
Giảm căng thẳng và áp lực tinh thần: Khi bạn hoàn thành công việc đúng hạn, bạn sẽ không còn cảm giác lo lắng, áy náy hay áp lực vì “nợ việc”. Điều này giúp tâm trí nhẹ nhõm, tinh thần ổn định và dễ dàng tập trung hơn vào những nhiệm vụ tiếp theo.
Duy trì sự sáng tạo và hiệu suất làm việc: Không bị cuốn vào vòng xoáy của sự trì hoãn, bạn sẽ có đủ thời gian để suy nghĩ, sáng tạo và thực hiện công việc một cách chất lượng, thay vì làm vội vàng trong căng thẳng.
Tăng sự tự tin vào bản thân: Mỗi lần bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, bạn đang củng cố niềm tin vào năng lực của chính mình. Cảm giác “mình làm được” sẽ tạo động lực để bạn chinh phục những mục tiêu lớn hơn.
Phát triển thói quen làm việc chuyên nghiệp: Việc tránh trì hoãn giúp hình thành thói quen chủ động, kỷ luật và tập trung. Những phẩm chất này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững về sự nghiệp.
Cải thiện các mối quan hệ trong công việc: Khi bạn luôn đúng giờ, hoàn thành đúng tiến độ và hỗ trợ đồng đội kịp thời, bạn sẽ xây dựng được sự tin tưởng và tôn trọng từ đồng nghiệp, cấp trên và đối tác.
Tạo dựng hình ảnh cá nhân tích cực: Người không trì hoãn thường được nhìn nhận là có trách nhiệm, đáng tin cậy và có năng lực quản lý tốt. Đây là những yếu tố quan trọng để thăng tiến trong công việc hoặc gây ấn tượng khi ứng tuyển vào vị trí mới.
Gia tăng cơ hội nghề nghiệp trong tương lai: Khi bạn thể hiện được khả năng làm việc hiệu quả và nhất quán trong thời gian dài, bạn sẽ được trao cơ hội đảm nhận những dự án lớn hơn, vị trí cao hơn và có thể mở rộng mạng lưới nghề nghiệp vững chắc.
>>> Đọc thêm: Tại sao cần uống trà thảo mộc mỗi ngày để sống khỏe?
Tránh trì hoãn không chỉ giúp bạn nâng cao năng suất mà còn tạo cảm giác kiểm soát cuộc sống tốt hơn. Hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ mỗi ngày. Giờ thì bạn đã biết làm thế nào để tránh trì hoãn công việc? Hành động ngay hôm nay để thay đổi thói quen nhé!
